En mars 2024, le Contrôleur européen de la protection des données (CEPD) a conclu que la Commission européenne, en utilisant Microsoft 365, ne respectait pas le règlement sur la protection des données applicable aux institutions de l'Union. Il relevait trois problèmes : des transferts de données hors de l'Union sans garanties suffisantes, des finalités de traitement mal définies et un contrat trop imprécis. Il a demandé à la Commission de suspendre les flux de données vers Microsoft et ses sous-traitants situés hors de l'Espace économique européen. La Commission a contesté la décision devant le Tribunal de l'Union. L'affaire a surtout rendu la dépendance bureautique visible au plus haut niveau des institutions européennes.
L'Union a réagi de trois façons. D'abord par des règles. Le règlement pour une Europe interopérable (2024/903) oblige les administrations à évaluer l'interopérabilité de leurs outils et encourage les standards ouverts, comme le format ODF (norme ISO 26300). Le règlement sur les marchés numériques (DMA) oblige les grandes messageries à devenir interopérables avec les autres. Le Cloud and AI Development Act, proposé en 2026, applique ses niveaux de souveraineté aux services en ligne achetés par le secteur public, y compris les suites collaboratives. Ensuite par une stratégie : la stratégie open source de juin 2026 classe la bureautique et les outils collaboratifs parmi les domaines critiques où l'Union doit soutenir des alternatives ouvertes et européennes. Enfin par des outils, qui sont le point décisif.
Le précédent du format ODF. En 2006, ODF est devenu le premier format de document bureautique normalisé par l'ISO. Microsoft a ensuite fait normaliser son propre format, OOXML, en 2008. Aujourd'hui, l'enjeu n'est plus seulement le format des fichiers mais le service en ligne qui les héberge et les traite. Un format ouvert ne suffit plus à garantir l'indépendance.
Les outils ne sont pas développés par la Commission mais par les États membres. L'Union cherche à les mettre en commun plutôt qu'à créer une suite de plus :
L'Allemagne a créé en 2022 ZenDiS, son centre pour la souveraineté numérique, qui porte la suite openDesk. Le consortium européen pour les communs numériques (DC-EDIC, 2025), qui réunit la France, l'Allemagne, les Pays-Bas et l'Italie, met en commun les briques logicielles. L'éditeur de texte Docs, lancé en France, en est le premier exemple.
Les suites européennes reposent sur des logiciels libres : Nextcloud (Allemagne) pour le partage de fichiers, LibreOffice (The Document Foundation, Berlin) et Collabora Online pour l'édition de documents, Open-Xchange pour la messagerie électronique.
Matrix est un protocole ouvert et fédéré, créé en Europe. La France (Tchap), l'Allemagne (Bundeswehr, messagerie de santé TI-Messenger) et d'autres administrations l'utilisent à la place de Teams ou Slack.
Des migrations sont en cours. Le Land de Schleswig-Holstein a annoncé en 2024 le passage de ses 30 000 postes à LibreOffice, puis à Linux. Le ministère danois du Numérique a lancé en 2025 sa sortie des outils Microsoft. L'armée autrichienne est passée à LibreOffice. La France avance de son côté avec La Suite numérique (voir la réponse française). Comme ces administrations utilisent les mêmes logiciels libres, les corrections et améliorations faites par l'une profitent aux autres.
Ce qui reste à faire. Microsoft 365 et Google Workspace équipent encore la très grande majorité des administrations et des entreprises européennes, y compris la Commission. Les suites européennes sont au point pour l'édition de documents et le partage de fichiers. Elles le sont moins pour ce que les utilisateurs attendent aujourd'hui d'une suite intégrée : annuaire, visioconférence, tableur avancé, IA générative. Enfin, une migration demande des compétences, plusieurs années et un soutien politique constant, que peu d'États ont apporté jusqu'ici.
La Suite numérique est portée par la DINUM depuis 2023. Ce n'est pas un logiciel unique mais un ensemble de services, chacun destiné à un usage précis :
- Tchap, messagerie instantanée basée sur le protocole Matrix, lancée en 2019 et utilisée par des centaines de milliers d'agents ;
- Visio, la visioconférence, que la circulaire de février 2026 sur la commande publique numérique demande de généraliser dans les ministères ;
- France Transfert, pour l'envoi de fichiers volumineux ;
- Docs, éditeur de documents collaboratif, développé avec l'Allemagne ;
- Grist, pour les tableurs et les petites bases de données ;
- Résana, pour les espaces de travail partagés ;
- une messagerie électronique, en cours de déploiement.
Ces services sont hébergés sur des infrastructures de l'État ou chez des hébergeurs qualifiés SecNumCloud.
Chaque service remplace une fonction de Microsoft 365 ou de Google Workspace. La migration se fait usage par usage, sans chercher à remplacer toute la suite d'un coup, ce qui la rend réaliste.
La Suite s'appuie sur des projets existants (Matrix, Grist, LiveKit…) et publie ses propres développements. Docs est ainsi devenu un projet commun européen, porté par le DC-EDIC.
La CNAM a lancé en 2026 la migration de tous ses agents vers ces outils. C'est la première migration à grande échelle. Les ministères suivent dans le cadre de leurs plans de réduction des dépendances.
Le plan interministériel d'avril 2026 accélère le mouvement. Les outils collaboratifs font partie des sept domaines pour lesquels chaque ministère doit présenter, avant l'automne, son calendrier de sortie des solutions non européennes. La Suite numérique devient ainsi la solution par défaut de l'administration.
En dehors de ce projet public, la France compte de nombreux acteurs dans ce domaine :
- des éditeurs de solutions collaboratives : Worteks (W'Sweet), BlueMind (messagerie), Jamespot, Wimi, Whaller, Talkspirit. Plusieurs sont libres ou hébergés en SecNumCloud ;
- des hébergeurs français capables de faire tourner ces solutions, comme OVHcloud, Outscale, Cloud Temple ou Scaleway, dont plusieurs disposent de la qualification SecNumCloud délivrée par l'ANSSI ;
- des collectivités qui ont déjà migré ou engagé leur migration : la ville de Lyon a annoncé en 2025 qu'elle quittait Microsoft pour Linux, OnlyOffice et une messagerie libre ; Échirolles l'avait fait avant elle ;
- la gendarmerie nationale, dont les quelque 100 000 postes fonctionnent sous GendBuntu, un système Linux, depuis plus de quinze ans.
La Suite numérique a créé des tensions avec ces acteurs. Des éditeurs français reprochent à la DINUM de développer ses propres outils avec de l'argent public, et donc de leur faire concurrence, alors qu'ils ont déjà du mal à accéder aux grands marchés publics remportés par les géants américains. Le gouvernement a annoncé aux Rencontres industrielles du numérique de juin 2026 une alliance public-privé, qui doit associer ces entreprises au développement des services manquants. Le débat de fond reste ouvert : l'État doit-il développer ses outils ou les acheter ? Le rapport Latombe-Chatelain estime qu'il doit conserver une capacité à développer pour être un acheteur compétent.
Les limites. La Suite couvre bien la messagerie instantanée, la visioconférence, le partage de fichiers et l'édition de documents. Elle reste en retrait sur la messagerie électronique à grande échelle, l'annuaire, le tableur avancé et l'IA générative, que les agents utilisent déjà avec d'autres outils. Son avenir dépend d'une équipe et d'un budget que chaque loi de finances peut réduire. Enfin, la circulaire de 2026 s'impose aux ministères, mais pas aux collectivités ni aux hôpitaux, qui représentent la majorité des postes de travail publics. Le déploiement à grande échelle reste donc à faire.
Les logiciels libres de bureautique se sont développés en trois étapes.
La première concerne le poste de travail. LibreOffice, issu d'OpenOffice, lui-même dérivé de StarOffice (1985), est géré depuis 2010 par The Document Foundation, basée à Berlin. Thunderbird, pour le courriel, est développé sous l'égide de la fondation Mozilla. Ces deux logiciels sont installés sur des centaines de millions d'ordinateurs, y compris dans des administrations entières.
La deuxième concerne les services en ligne, quand les usages sont passés dans le navigateur : Nextcloud (Allemagne, 2016) pour le partage et la synchronisation de fichiers, Collabora Online et OnlyOffice pour l'édition de documents à plusieurs, BigBlueButton et Jitsi pour la visioconférence.
La troisième concerne les protocoles, c'est-à-dire les règles communes qui permettent à des logiciels différents de communiquer : Matrix (Royaume-Uni, 2014) pour la messagerie instantanée, CalDAV et CardDAV pour les agendas et les contacts, ActivityPub pour les réseaux sociaux.
Le format OpenDocument est une norme ISO depuis 2006. Ses spécifications sont publiques et plusieurs logiciels savent le lire et l'écrire. Un document enregistré en ODF reste donc lisible sans dépendre d'un éditeur, d'une licence ou d'un abonnement.
Nextcloud compte plus de 400 000 installations, dont celles du ministère fédéral allemand de l'Intérieur, de l'Éducation nationale (apps.education.fr) et de centaines de collectivités. La plupart des suites européennes, dont openDesk, l'intègrent.
Tchap en France, la Bundeswehr et le secteur de la santé en Allemagne, l'OTAN pour certains usages : Matrix est devenu la référence des messageries publiques. Chaque organisation peut héberger son propre serveur tout en échangeant avec les autres.
Ces logiciels peuvent être combinés. Une organisation choisit son hébergeur, son éditeur de documents, sa visioconférence, et peut remplacer chacun d'eux sans tout refaire. C'est moins simple avec une suite propriétaire, où tous les services sont liés au même éditeur. La Suite numérique française et openDesk en Allemagne reposent sur ce principe, avec des choix de logiciels en partie différents.
Pourquoi ces logiciels sont-ils si peu adoptés ? Les migrations menées depuis vingt ans, réussies ou non, apportent des éléments de réponse :
- Munich (LiMux, 2004-2017) : 15 000 postes sont passés sous Linux et OpenOffice. Après un changement de majorité municipale, la ville est revenue à Windows, à peu près au moment où Microsoft installait son siège allemand à Munich. La migration avait fonctionné techniquement, mais elle a été annulée par une décision politique ;
- la gendarmerie nationale (GendBuntu, depuis 2008) : environ 100 000 postes ont été migrés par étapes, d'abord les applications (OpenOffice, Firefox, Thunderbird), puis le système d'exploitation. La migration a été menée en interne et dure depuis plus de quinze ans ;
- Schleswig-Holstein (depuis 2024) : le Land passe d'abord à LibreOffice, puis à Linux. Il met en avant l'économie sur les licences Microsoft et communique publiquement sur chaque étape ;
- la Commission européenne : malgré la décision du CEPD, elle n'a pas changé d'outils, faute de décision politique en ce sens.
Ces exemples montrent que les migrations vers la bureautique libre échouent rarement pour des raisons techniques. Elles échouent par manque d'accompagnement : formation des agents, reprise des macros et des modèles de documents, échanges avec les partenaires restés sous Microsoft Office. Elles échouent aussi faute de soutien politique dans la durée. Le rapport Latombe-Chatelain insiste sur ce point : il faut que l'administration retrouve des compétences en interne. Une migration ne s'achète pas comme une simple prestation.
Les limites. La compatibilité avec les formats Microsoft reste imparfaite : un document complexe peut perdre une partie de sa mise en forme après plusieurs allers-retours. Les logiciels libres sont souvent développés par des structures européennes de petite taille (Collabora, Nextcloud GmbH, The Document Foundation), avec des moyens sans rapport avec ceux des éditeurs américains. Thunderbird repose en grande partie sur les dons. Enfin, les suites propriétaires intègrent désormais des assistants d'IA générative, comme Copilot chez Microsoft, que les solutions libres ne proposent pas encore au même niveau. C'est une nouvelle source de dépendance.